Charlotte Meindersma: ‘Content goed gebruiken wordt pas moeilijk als je de grenzen opzoekt’

Er zijn veel ongeschreven regels over goede content. En hoe je het (her)gebruikt. Maar hoe zit het met de geschreven regels? Daar denken we vaak te moeilijk over. Of juist te makkelijk. Helemaal niet nodig, vindt de ‘socialmedia-jurist van Nederland’.

Waarom is juridisch goed gebruik van content zo belangrijk?

“Omdat het netjes is en omdat het je anders veel geld kost. We hebben regels voor juridisch goed gebruik van content, zo simpel is het. Dat geldt voor foto’s, infographics, citaten, grafisch ontwerpen, wat dan ook.

Maar de gedachte achter die regels vind ik belangrijker. Door correct met andermans content om te gaan, ben je sociaal. Je laat zien dat je respect voor de maker hebt. En dat je dus niet zomaar iets gebruikt of overneemt.

En daar gaat het nogal eens mis, zeker nu zoveel digitaal is. Nog te vaak hoor ik iets als: ‘Ja, maar het staat online, dus ik mag het toch gewoon gebruiken?’ Dat is gewoon geen excuus.”

Is het makkelijker of moeilijker dan je denkt?

“Content volgens de regels gebruiken wordt pas moeilijk als je de grenzen opzoekt. Dat zie ik vaak bij mensen die snel hun werkwijze rechtvaardigen. Ze vinden dat ze ‘gewoon’ iets mogen gebruiken, bijvoorbeeld omdat het online staat. Regels of richtlijnen vinden ze dus bij voorbaat al stom, moeilijk of onzinnig.

Je zoekt de grens ook op als je iets probeert na te maken. Je krijgt dan lastige discussies over hoe verschillend een tekst of ontwerp is. Of een onduidelijke grens tussen inspiratie en kopie. Daarmee maak je het voor jezelf en de ander onnodig moeilijk.”

Hoe maak je het dan makkelijker?

“Het heeft heel erg met je instelling te maken. Zie je een foto, tekst of andere content die je wilt gebruiken? Denk dan gewoon even logisch na. Heb je toestemming nodig? Wat voor bronvermelding moet erbij? En kun je er misschien iets origineels aan toevoegen?

Mensen die met de beste intenties content van anderen gebruiken, doen het vaak veel beter. Simpelweg omdat ze begrijpen dat ze het werk van iemand anders gebruiken voor hun eigen content. Daardoor hebben ze bij voorbaat al meer respect voor content van de ander. En is het makkelijker om deze correct te hergebruiken.”

Content maken is een proces. Op welke momenten moet je extra letten op de juridische kant?

“Eigenlijk meteen al. Dus vanaf dat je onderzoek doet voor je eigen beeld, ontwerp of tekst. Welke bronnen zijn geschikt? Ga je er alleen elementen of feiten uit halen? Ga je citeren of parafraseren?

Begin met zulke vragen. En zorg er dan voor dat je goed documenteert wat je gebruikt, hoe je dat doet en wanneer je het mag gebruiken.”

In je eentje is dit overzichtelijk. Maar hoe pak je dit als team of grote afdeling aan?

“Het valt of staat met een goede administratie. Als je met een team content maakt en beheert, moet iedereen in het team weten hoe en wat. Dus: welke content van anderen gebruiken we? Hoe en waar gebruiken we die? En onder welke voorwaarden?

Dit kun je op allerlei manieren vastleggen. Bijvoorbeeld een Excelsheet met gebruikte content en bronnen. Met een kolom ernaast om te noteren op welke plek die bron of content gebruikt wordt. En welke bronvermelding er dan bij moet.

Je kunt er ook richtlijnen voor opstellen. En deze opnemen in je schrijfwijzer, stijlgids of ander document. Hoe je het ook vastlegt: zorg ervoor dat iedereen in het team weet van de werkwijze en alles kan terugvinden.”

Waarom is dit voor een team of afdeling extra belangrijk?

“Omdat je anders al snel het overzicht verliest. En dat kan vervelende gevolgen hebben voor jezelf, je team en de hele organisatie. Denk aan een schadeclaim of reputatieschade.

Daarom is het ook belangrijk dat je de verantwoordelijkheid niet bij één collega legt. Aan de andere kant wil je ook niet dat de juridische afdeling van het bedrijf overal de rem op zet. Vooral marketeers vinden dit nogal eens frustrerend. Ze hebben dan een heel creatief idee voor content, maar de bedrijfsjuristen zeggen vervolgens dat het niet mag of kan.

Vaak zeggen juristen dit te snel overigens. Er is met contentgebruik soms meer mogelijk dan gedacht. Embedden van content op je eigen website is daar een mooi voorbeeld van.”

Terug naar de praktijk: waar gaat contentgebruik in teams vaak mis?

“Bij slechte documentatie en te veel leunen op aannames. Bijvoorbeeld: je organisatie krijgt een persbericht, met een foto erbij. Het persbericht met foto plaats je op je website. Allemaal leuk en aardig.

Maar de foto gebruik je vervolgens ook bij een ander bericht, vanuit de aanname dat je de foto kreeg toegestuurd en dat hergebruik dus mag. Terwijl de fotograaf van die foto daar misschien helemaal geen toestemming voor heeft gegeven.

Ander voorbeeld: een foto, interview of andere tekst uit een eigen magazine hergebruiken. Vaak wordt gedacht dat dit mag, omdat het je eigen magazine is. Maar bij een nieuwe publicatie moet je opnieuw afspraken maken over hergebruik van de content. Met de auteursrechthebbende: de fotograaf of schrijver van een artikel.

Dan komen we dus weer terug bij je administratie. Zorg ervoor dat je van alle bronnen en content noteert waarvoor je het gebruikt, hoe je dit doet en welke bronvermelding daar dan bij moet. Zeker als meerdere mensen met dezelfde content moeten werken.”

Zijn er nog andere onterechte aannames over gebruik van content?

“Jazeker. Bijvoorbeeld het hardnekkige misverstand dat je iets mag gebruiken, als je er maar een naam of bron bij zet. Dat werkt wel zo met citaten, maar lang niet met alle vormen van contentgebruik.

Wat ook veel gebeurt, is klakkeloos van iemand aannemen dat je een foto of tekst gewoon mag gebruiken. Terwijl degene die toestemming gaf, helemaal niet de auteursrechthebbende is. De persoon die de content gemaakt heeft dus.”

Wat wil je tot slot meegeven aan alle contentmakers?

“Waak ervoor dat je contentgebruik en inspiratie niet te snel op één hoop gooit. Dit zie ik bijvoorbeeld bij mensen die publiekelijk klagen over vermeende ‘copycats’: mensen die al dan niet duidelijk iemands stijl of soort content nadoen.

Natuurlijk kan dat vervelend zijn. En zeker: als er echt inbreuk op rechten is, dan moet je waarschuwen of actie ondernemen. Maar het heeft zo weinig zin om daar openlijk over te klagen. Het verspreidt alleen maar negatieve energie, je wint er niks mee.

Vergeet niet dat we ons allemaal laten inspireren door iemand. Soms bewust, vaak onbewust. Maak je niet te druk om copycats, hou jezelf gewoon aan de regels en ga lekker door met je eigen ding. Dan blijft het leuk om content te maken.”

Meer lezen? Bekijk alle interviews met experts.